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Tipps & Tricks – Datumsformat im Word Serienbrief mit Excel-Daten

Word Serienbrief - Header

Soeben hat mich ein kleines Problem von einer Kollegin erreicht, die einen Serienbrief in Word erstellt. Verwendet man Kontaktdaten aus Excel und zieht aus diesen Daten auch einen Datumswert, wie zum Beispiel das Geburtsdatum, wird dieses im Serienbrief im (falschen) amerikanischen Format dargestellt.

An mancher Stelle kann ich nur vermuten, woran das am Ende liegen mag. Möglicherweise ist eine englische Grundinstallation von Betriebssystem und/oder Office verantwortlich. Möglicherweise verwaltet Excel die Datumsangaben intern auch immer im amerikanischen Format Monat/Tag/Jahr (z.B. 05/03/2014 für den 3. Mai 2014).

Lösung

Die Lösung des Problems besteht in der Anwendung von Formatierungsregeln für das in Word eingefügte Feld. Viele kennen diese Funktion in Excel, wenige wissen, dass auch Word die Formatierung von Feldinhalten zulässt. Dabei hat sicher jeder schon einmal die Formatierung für Datumsfelder gesehen. Nämlich spätestens dann, wenn man über das Ribbon

Einfügen / Schnellbausteine / Feld

ein Datumsfeld in einen Brief einfügt.

Datumsfelder in Word - Datum einfügen

Handelt es sich bei „normalen“ Datum um ein Feld mit dem Namen „Date“, zu dem man eine Formatierung aus einer Liste auswählen kann, funktioniert das bei einem Seriendruckfeld nicht ganz so einfach. Dieses wird nämlich über das generische Feld mit dem Namen „MergeField“ eingefügt, dem der Feldnam der Datenquelle als Argument übergeben wird.

Im Fall des Geburtsdatums zum Beispiel

MERGEFIELD Geburtsdatum

Trotzdem kann man auch hier eine Formatierungsregel erfassen, wenn man über „Feld bearbeiten…“ im Kontextemenü des Feldes die Feldeigenschaften aufruft und die Feldfunktion einblendet.

Word Serienbrief - Feld bearbeitenDatumsfelder in Word - Feldfunktion

Dort findet man auch den Hinweis unter dem Eingabefeld auf den/die zusätzlichen Schalter, die man einem Feld mitgeben kann.

Für das Datumsfeld kann man die Darstellung im deutschen Format so festlegen:

MERGEFIELD  Geburtsdatum \@"DD.MM.YYYY"

Word Serienbrief - MergeField mit Format

Bestätigt man die Dialoge, wird auch das Datum im Serienbrief in der für Deutschland gebräuchlichen Schreibweise dargestellt.

Word Serienbrief - Formatiertes Datum

Hinweis

Bei meiner Recherche bin ich auf einen Artikel in der Wikipedia zum Thema Datumsformatierungen gestoßen. Dort wird interessanterweise auf die Normen ISO 8601:2004, EN 28601, sowie zusätzlich auf die DIN 5008 eingegangen, die definiert, dass das einzig „richtige“ Format zur Darstellung von Datumswerten eigentlich die Form

Jahr-Monat-Tag  =>  2014-02-21

ist.

Betrachtet man den Artikel zum Datumsformat pro Land ist die Wahrheit aber wohl eine andere.

{ 51 Kommentare… add one }
  • Ingo Hastrich 27. Oktober 2014, 11:17

    Danke, hat super funktioniert. Keine Chance über die normale Excel oder Word-Hilfe.

  • Bernhard 28. Oktober 2014, 15:02

    Vielen Dank – hatte genau das gleiche Problem und hab alles mögliche probiert – bis ich hier gelandet bin! Funktioniert!

  • Heidi 30. Oktober 2014, 09:53

    Super…hatte genau eben dieses Problem…hat mir sehr geholfen. Danke.

  • Rensch 10. Januar 2015, 15:21

    Vielen Dank für die sorgfältige Beschreibung den Datumsformat-Problem.
    Seit den Neunzigern existiert dieses Problem, das ich dann mit dem angegebenen Schalter im Griff zu haben glaubte. Nun hat mich dieses Problem in folgender Weise wieder eingeholt:
    In einem Word-Formular werden an drei Stellen Datumsangaben aus Excel bezogen. Nun kommt der IT-typische Schwachsinn:
    Ist der Tag größer als 12, so wird das Datum so angegeben, wie mit dem Schalter \@“dd.MM.yyyy“ oder „DD.MM.YYYY“ gefohlen. Ist der Tag kleiner als 13, so erfolgt die Datumsausgabe MM.dd.yyyy. Ich vermute, dass die Microsoft-Entwickler selbst erkannt haben, dass ihr Schalter nicht einwandfrei arbeitet ! Und deswegen wurde wohl bei der Übetragung des Datum noch eine Kontrolle eingeführt, die gewährleistet dass an der Monatsposition keine Zahl größer 12 auftritt. Das So merkt vielleicht keiner, was die da für einen Schrott entwickelt haben. Allerdings muss ich zugeben, dass ich immer noch Win XP verwende und angesichts meines fortgeschrittenen Alters auch nicht gewillt bin umzusteigen. Sende Ihnen gerne ein solches Formular und eine Excel-Datei.

    • Geiststreicher 15. Januar 2015, 10:06

      Mit Office 2013 kann ich das so nicht nachvollziehen. Alle Datumsfelder, egal welchen Inhalts, werden mit dem im Artikel angegebenen Schalter für das Feld korrekt ausgegeben.
      Allerdings muss man natürlich bedenken, dass hier sehr viele Parameter im Spiel sind. So kann durchaus die Office-Version, die Feldformatierung, die Regionaleinstellung von Windows, die Spracheinstellung von Office und sicher noch einiges mehr eine Rolle spielen.

      • Karlheinz 2. Juni 2016, 10:25

        Doch, das tritt auch bei Word 2013 auf. Und zwar abhängig davon ob in der Excel-.Tabelle das Datum als Typ „Datum“ oder als Typ „Standard“ formatiert ist. In der Excel-Tabelle sieht beides gleich aus. Aber den Typ „Standard“ oder „Text“ konnte man früher korrekt formatieren, bzw er war als Text 1:1 übernommen worden. Mit Word 2013 „erkennt“ Microsoft offenbar ein Datum und dreht mir Monat und Tag um abhängig von Monat>12 wie oben von Rensch beschrieben.

    • Unger 30. Juni 2016, 13:07

      Gibt es hierzu eine Lösung? Ich arbeit mit Word 2010.

  • Gabriel Schmidinger 16. Februar 2015, 15:09

    Herzlichen Dank für die tolle Hilfe! Problem konnte super gelöst werden!

  • Sepp 24. März 2015, 17:52

    Super, danke!

  • Tanja 26. März 2015, 18:16

    Wunderbar, das hat mir gerade sehr geholfen. Hab überall sonst schon gesucht, bis ich hier gelandet bin. Vielen Dank!

  • Rita 3. April 2015, 11:27

    Das ist ja Klasse! Sollte noch jemand mit der Version 2003 oder älter arbeiten: Da funktioniert es in Word über Extras/Optionen/Allgemein und dort ein Häkchen setzen bei „Konvertieren beim Öffnen bestätigen“. Den Serienbrief noch mal speichern und beim nächsten Aufruf kommt eine Abfrage nach dem DDE-Format. Wenn man dies bestätigt, wird auch das Datumsformat im Serienrbief auf „Deutsch“ angezeigt.

  • Ingrid Hoerner 4. Mai 2015, 12:02

    Hallo und guten Tag!
    Das Problem kenne ich inzwischen auch schon seit geraumer Zeit und hatte die Lösung über die Möglichkeit der Feldfunktion auch entsprechend so MERGEFIELD Feldname \@ „dd.MM.yyyy“ in den Griff bekommen.
    Jetzt kommt aber ein Problem, das ich absolut nicht mehr verstehe. Bei dem einen Feld funktioniert das wunderbar und bei einem anderen Feld nicht. 🙁 Da wird das Datum so angezeigt: 05.11.2015 wobei es 11.05.2015 heißen müsste.
    Ich habe jetzt auch schon den Tipp mit dem Word.doc versucht, wie oben beschrieben, jedoch auch das klappt nicht. 🙁
    Ich bin mit meinem Latein am Ende. Kann mir jemand helfen?
    LG Ingrid

    • Unger 30. Juni 2016, 13:02

      Ich arbeite mit Word 2010 und habe genau dieses Problem: das Datum wird falsch im Serienbrief angezeigt, ich hätte gern 01.09.2016 im Serienbrief und erhalte die Anzeige 09.01.2016. Gibt es hier eine Lösung?
      Danke für jeglichen Hinweis.

  • Peter 8. Mai 2015, 13:00

    Hallo geistreiche Community!
    Ich hab da noch eine ganz andere Herausforderung: In einem mittels Serienbrief erstelletem Formular brauche die „Wochentage“ im Format -> Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa und So
    Die Versuche \@“DD“ , \@“dd“ , \@“DDD“ usw. sind gescheitert.
    Hat irgendwer eine Idee.
    M.l.G.
    Peter

    • Geiststreicher 8. Mai 2015, 14:52

      Das wundert mich ein wenig. Ich habe gerade einen kurzen Test gemacht und mit MERGEFIELD Geburtstag \@"DDD" bekomme ich genau das gewünschte Ergebnis. Nun kann ich aktuell nur mit Office 2013 testen. Das mag einen Unterschied machen. Viel wichtiger ist aber zu kontrollieren, ob die Datenquelle wirklich einen Datumswert in der entsprechenden Spalte zurück liefert. Klappt denn eine Formatierung mit MERGEFIELD Geburtstag \@"DD.MM.YYYY" richtig?

  • Hans 28. Mai 2015, 18:16

    Vielen Dank für den super Hinweis. Ich erstelle gerade über den Serienbrief für unsere Schule ein „Zeugnisprogramm“. Dieses Datumsproblem wra dabei ein bisschen … hinderlich. Aber deine Beschreibung war sogar „lehrersicher“ 😉

    • Geiststreicher 28. Mai 2015, 22:50

      Ich freue mich, wenn ich sogar dem Lehrkörper noch ein paar Kleinigkeiten beibringen darf 😉 Vielleicht liegt es daran, dass ich auch ein klein wenig „Lehrer“ bin, darf ich doch unseren Mitarbeitern immer wieder mal IT-Themen in Schulungen näher bringen und so auch den ein oder anderen Tag „vorne“ stehen 🙂

  • Sascha 5. Juni 2015, 10:33

    ich habe hier folgendes Problem:
    meine exceldatenbank hat in dem datumfeld überall die Zahl stehen (format Datum dd.MM.yyyy“
    also zB 21.10.2009. Ich habe 5 verschieden Datumsfelder, wobei da auch manchmal „not applicable“ drinsteht. Diese wurden aus anderen Exceltabellen im Rahmen der Erstellung des Dokumentes reinkopiert.
    Wenn ich jetzt den Serienbrief starte und in einer Tabelle die 5 Datumsfelder einfüge, steht da manchmal drin:
    21-Oct-2010, oder 21-Okt-2010…
    Auch wenn ich bei Excel das Datumsformat auf US (Englisch) ändere bekomme ich es nicht hin, dass er mir den Monat (in MMM) immer in englischer Schreibweise anzeigt…
    Workaround war jetzt, anstelle von Oct / Okt den Monat als Zahl darzustellen. Hat jemand eine Lösung für das Problem?

  • Uz 11. Juni 2015, 13:56

    Besondere Probleme gibt es bei mir (Office 2010), wenn in einer Excel-Spalte neben Datum auch Texte vorkommen. Da kam dann im Serienbrief immer nur der Zahlenwert des Datums, auch wenn ich einen Formatierungsschalter verwendet habe.
    Geholfen hat, die Datumszellen in Excel als Text zu formatieren (geht auch durch dem Inhalt vorangestelltes ‚) und das Feld im Serienbrief ohne Schalter zu verwenden.

  • Franz Kohlmann 10. Juli 2015, 10:14

    Danke für diese Lösung. Habe aus SAP eine Datei mit vielen Datumsfeldern die mit Word 2003 alle noch funktionierten. Bei Office 2013 in Word immer das amerikanische Format. Aber jetzt kann ich wenigstens mit noch vertretbarem Aufwand die Felder bearbeiten. Eine generelle Lösung der Datenübernahme 1:1 wäre besser.MS arbeitet sicher daran!?
    Vielen DAnk

  • Sarah 18. August 2015, 12:14

    Hallo
    ich habe da auch ein kleines Problem
    Und zwar ,möchte ich gerne in einem Serienbrief das aktuelle Datum + 14 Tage setzten. Ist das auch irgendwie möglich, oder muss ich das immer selber ausrechnen?
    Danke schon mal im Vorraus

  • Ingrid 5. September 2015, 15:37

    Tausend Dank! Lange gesucht und endlich gefunden …

  • Bernhard II. 11. September 2015, 16:11

    Habe es ebenfalls mit Office 2013 perfekt hinbekomen. Vielen Dank.
    Das gleiche Problem besteht mit der Übernahme einer Uhrzeit aus einer Excel-Tabelle. Hier kommt z.B. für 19.00 Uhr heraus: 07:00:00 PM.
    Habe das mit der Formatierung >>MERGEFIELD Uhrzeit \@“HH:mm“<< im gleichen Feld gelöst – falls das mal jemand braucht.

  • Dieu Hao Abitz 11. Oktober 2015, 12:38

    Danke für den Tipp!

  • Gabi 22. Oktober 2015, 09:10

    Hallo,
    Ich hatte auch das Problem, dass im Serienbrief statt einem Datum (wie in der Excel-Datenquelle) jedesmal 12:00:00 AM auftauchte. Mit der Eingabe beim Mergefield konnte ich das zwar beheben – allerdings taucht nun immer der aktuelle Tag auf, obwohl in der Datenquelle andere Datumsangaben hinterlegt sind. Hat jemand eine Idee?

    • Werner 20. Januar 2016, 17:53

      Der Spaltenbezeichner in der Datenquelle und Feldname müssen eindeutig sein. Ausserdem muss es ein Mergefield sein und keinesfalls die Feldfunktion ‚Datum‘, die das aktuelle Datum zurück gibt.

  • Hans-Georg 29. Oktober 2015, 19:21

    Hallo,

    ich bin am verzweifeln. Datenübernahme hier verschiedene Daten aus Access in Word klappt überhaupt nicht.
    Word/Access 2016. Datum in Access ist korrekt. In Word wird, wie hier schon mehrmals angegeben nur die amerikanische Formatierung angegeben.
    Mit Mergefield ist es auch nicht möglich.
    Weis nicht mehr weiter.
    Vielleicht hat jemand ein ähnliches Problem?

    • Jürgen Hampel 30. Dezember 2015, 18:18

      Ich hänge da auch. Habe mich an die tolle Erklärung gehalten – bei mir funktionierts leider nicht. 365 mit Office 2016… Hast Du schon eine Lösung!

  • Sascha 31. Oktober 2015, 08:20

    Das war meine Rettung, DANKE 🙂

  • Boldhead 16. November 2015, 17:17

    Hat geklappt! Super anschauliche Beschreibung! Vielen Dank!!

  • Britta 8. Dezember 2015, 12:45

    Ganz toll beschrieben und super umzusetzen.
    In der Microsoft-Hilfe findet man das nicht!

  • Sebastian 17. Januar 2016, 15:21

    Danke! Sehr schön beschrieben. Schon schlimm, dass das nicht bei Microsoft dokumentiert ist. Und dass die das selbst in der Version Word 2016 immer noch nicht für den deutschen Raum angepasst haben.
    Hat mir sehr geholfen!

  • Claus Kronaus 19. Februar 2016, 17:52

    … ganz lieben Dank, ein Traum! Toll, dass es so nette Menschen gibt, die einem das Leben erleichtern 🙂

  • Roger 1. März 2016, 00:25

    Danke, das hat super funktioniert mit ‚ Geburtsdatum \@“DD.MM.YYYY“ ‚!

  • Andreas W. 22. März 2016, 12:33

    Heya, 🙂

    hätte auch eine Frage bezüglich Word und der Datumsdarstellung.

    Ich habe eine Wenn-Dann Funktion:
    {IF {Mergefield Datum_Feld1 \@ „DDMMYYYY“} < {Mergefield Datum_Feld2 \@ "DDMMYYYY"} "Ja "Nein"}

    Word gibt mir nur das aus wenn Datum_Feld1 ein größeres Jahr hat als Datum_Feld2, aber nicht wenn der Tag bzw. der Monat größer und das Jahr gleich als im Datum_Feld2 ist.

    Wüsstest du da evtl. etwas? 🙂
    Grüße und Danke

    • Geiststreicher 30. März 2016, 07:58

      Hallo Andreas,
      ich vermute, du hast die Formel auch mal ohne die Formatierfunktionen probiert? Bei mir klappt’s, wenn meine Formel in der Form { IF { MERGEFIELD Datum_Feld1 } < { MERGEFIELD Datum_Feld2 } "Ja" "Nein" } im Dokument steht. Ich habe die Formel in dem Fall über den Menüpunkt "Regeln" im Ribbon "Sendungen" eingefügt und anschließend in der Formel das zweite Feld, welches man ja nicht über den Dialog auswählen kann, über "Seriendruckfeld einfügen" in die angezeigte Formel eingefügt.

  • Delmer Siemens 23. Mai 2016, 20:20

    Vielen Dank für die Lösung!!
    Funktioniert auch bei Microsoft Office 2016, 100% !!

    Liebe Grüße!

  • Andy Wa. 24. Juni 2016, 12:12

    Hallo,

    ich habe ein ähnliches Problem, wie in dem Comment vor mir dargestellt wurde.
    Verbal ausgedrückt:
    Wenn das Datum des Seriendruckfeldes größer ist als das heutige Datum dann sage mir x ansonsten y.
    Mein Versuch einer Word-Formel:
    { IF { MERGEFIELD Datum_Seriendruck } > { DATE \@ „dd.MM.yyyy“ \* MERGEFORMAT } „x“ „y“ }

    Als Ergebnis kommt manchmal x und manchmal y heraus, allerdings nicht passen zu der Bedingung.

    Vielen Dank schon mal für die Mühe und eine Rückmeldung.

    Viele Grüße

  • Sanjay 28. September 2016, 17:56

    Guten Tag! Ich sehe, dass dieses Problem nicht nur mich sondern auch seit Ewigkeit beschäftigt. Antwort habe ich auch bislang keine gefunden. Merkwürdigerweise funktioniert manchmal der Schalter MERGEFIELD Feldname \@ „dd.MM.yyyy“ und manchmal nicht. Das mit dem Datum größer als 12 habe ich manchmal nachvollziehen können. Was auch merkwürdig ist, am häufigsten geht es schief wenn im Serienbrief ein Feld einbezogen wird, das in der Excel Datei als Ergebnis einer Berechnung ist. Z.B. Ich habe eine Zelle indem die Fälligkeit der Rechnung berechnet wird (Rechnungsdatum + 30). In Excel wird das Datum korrekt angezeigt. In Word kommt manchmal das Datum als Ganzzahl an, und manchmal als Datum aber meistens in falschen Format, und auch nach dem Schalter MERGEFIELD Feldname \@ „dd.MM.yyyy“ eingesetzt wird, tut sich nicht.
    Hat jemand schon Erfahrungen mit Office 2016 und diesen Problem gemacht?

    Grüße

    Sanjay

    • Geiststreicher 30. September 2016, 11:58

      Ich freue mich sehr über die sehr rege Diskussion hier 🙂

      An mancher Stelle kann ich auch nur spekulieren, möchte das aber bezüglich der berechneten Felder kurz mal tun. Ob der Wert aus Excel an Word als Ganzzahl oder als Datum übergeben wird, hängt vermutlich stark davon ab, welche Berechnungen durchgeführt werden. Gehen nur Datumswerte in die Berechnung ein? Oder, wie im Beispiel, auch ganzzahlige Werte? In welcher Reihenfolge wird berechnet, falls mehrere Felder beteiligt sind?
      Leider ist sehr intransparent, welche Faktoren hier welche Rolle spielen. Welches Format hat ein errechneter Wert? Wie und wann geht das der Zielzelle zugewiesene Format mit ein?
      Es gibt also meist mehr Fragen als Antworten und ich hoffe sehr, dass sich hier immer wieder nette ZeitgenossInnen finden, die Licht ins Dunkel bringen. Vielleicht auch bezüglich Office 2016, dass ich selbst bisher noch gar nicht im Einsatz habe. 🙂

  • Irina 13. Oktober 2016, 10:12

    Vielen Dank für Eure tolle Hilfe. Mein Kollege war schon ganz verzweifelt und hat alles versucht es selbst zu lösen leider ohne Erfolg bis ich ihm Eure Seite gezeigt habe und in nicht einmal 2 Minuten stand das Datum im richtigen Format im Serienbrief. Fühlt Euch gedrückt und habt vielen Dank!
    Liebe Grüße

  • Brauni 8. Dezember 2016, 09:00

    Perfekt! Die passende Lösung in nicht mal einer Minute:-)
    Super, vielen Dank!

  • Jürgen 9. Februar 2017, 12:00

    Ich hatte auch wieder mal das Problem, dass Tag und Monat vertauscht wurden. Soweit ich gesehen habe, wurde bisher keine Lösung angegeben. Bei mir hat es jetzt seltsamerweise damit geklappt, dass ich die Formatierung \@ „dd.MM.yyyy“ in diesem Seriendruckfeld gelöscht habe. In der Excel-Tabelle sind die Zellen als Datum formatiert.

  • Manfred Brösamle 2. Mai 2017, 18:16

    Genial. Was mir das Arbeit spart …
    Ganz herzlichen Dank!

  • Tom Barkow 24. Mai 2017, 14:58

    Hy mein Lieber,

    eine erstklassige Sache, dass wenn etwas erklärt wird, es am Ende dann auch funktioniert.

    Zwar konnte ich in der Vergangenheit den von dir beschriebenen Punkt auch manuell korrigieren, was aber dann doch schon nervig war.

    Dank deiner sehr guten Erklärung läuft es jetzt auch im Serienbrief Modul in diesem Punkt flüssig.

    Hab tausend Dank dafür.

    Ganz liebe Grüße

    Tom Barkow
    Texter und Komponist

  • Stift Altenburg 26. Juni 2017, 09:55

    Gut erklärt. Problem war nach dem Durchlesen dieses Tipps schnell gelöst. Super – DANKE.

  • Sabine Ostwald 11. Juli 2017, 10:57

    Super Beschreibung, ich konnte das nach dieser einfachen und praktischen Erklärung gut umsetzen.
    Vielen Dank dafür!

  • Stefan Weber 18. Juli 2017, 09:11

    Leider hat das mit Office 2016 Pro Plus gar nicht funktioniert. Ich habe in Excel eine Zahlen-Buchstabenkombination, die sich auf Personen bezieht und individuell anders ist, somit in Excel als TEXT formatiert. Wenn ich dieses Feld nach Word in ein Seriendruckfeld einfügen möchte, erscheint immer 12:00:00 AM. Ich kann hinter {MERGEFIELD XXXX} schreiben was ich will, es passiert mit der Formatierung nichts. Wer kann mir hierzu helfen?

  • Stefan Weber 18. Juli 2017, 09:29

    Ich habe das Problem selbst gelöst, nach einem Hinweis aus einem anderem Forum: Wenn die Excel-Tabelle schon älter ist und noch alte Formatierungen in den Spalten hat, die man scheinbar nicht sehen oder geschweige denn ändern kann, kommen diese Fehler vor. Die Lösung ist, in der Excel-Tabelle eine neue Spalte anlegen, diese z.B. mit TEXT-Format zu belegen und dann die Daten aus der alten Spalte kopieren und unformatiert einfügen. Dann die alte Spalte löschen und die neue entsprechend der alten umbenennen. Speichern und Word neu öffnen – siehe da es funktioniert!

    • Geiststreicher 19. Juli 2017, 15:21

      Danke, dass du dich mit der Lösung noch mal gemeldet hast. Ich bin sicher, dass das für Viele interessant ist. 🙂
      Ich selbst habe leider noch kein Office 2016 im Einsatz und konnte dazu leider gar nichts beitragen.

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